Corporate e retail: Como dar um start correto em seu projeto

Todos os projetos de Corporate e retail começam em um dado momento e a forma como você os inicia geralmente vai ditar como todo o restante do projeto será executado. Pode acreditar, as ações iniciais eficientes do seu projeto farão que que todas as etapas seguintes tenham muito mais chances de atingir os objetivos e com muito menos stress.

Se as etapas iniciais funcionarem mal, você descobrirá que um projeto retrocede antes mesmo de começar e tem potencial de gerar possibilidades de desconfianças e objeções da liderança em um momento em que, pelo contrário, o apoio seria o fundamental.

São muitos os casos de projetos de Corporate e retail que nascem com premissas completamente desalinhadas e descoladas do “mundo real” e, quando isso acontece, é certo que logo adiante haverá um grande desgaste para a equipe responsável pelo projeto.

Muitos gestores ainda acreditam que o projeto começa apenas quando os contratos são assinados com um escritório de arquitetura ou uma construtora e negligenciam o planejamento e estruturação das premissas, restrições e metas de forma a explorar as melhores estratégias internas para o processo para que possam ir ao mercado de forma objetiva e assertiva, ordenada e alinhada às metas da corporação. O Gerenciamento de um Projeto deve começar bem antes de discutir quaisquer condições de contrato com um fornecedor.

Deve-se entender inicialmente os objetivos pretendidos e o grau das intervenções, sendo importante escalar, por exemplo, os times internos responsáveis pela manutenção e tecnologia para verificação de requisitos, o time de compras e jurídico para verificação de procedimentos e contratos, o time de comunicação para discussão dos impactos aos colaboradores.

Após essa coleta de informações e envolvimento de todos os interessados deve-se, com base em benchmarking realista deste mercado, alinhar as expectativas de custos com a liderança e ajustar o planejamento do projeto.

É importante entender ainda as atribuições, responsabilidades e capacidade de resposta dos times internos envolvidos para que se possa ter uma visão realista dos prazos e procedimentos necessários ao cumprimento das demandas.

Todo esse trabalho anterior permitirá extrair as melhores contratações, tanto em termos de custos, quanto também alinhados às metas definidas para o sucesso do Projeto. Entendemos que muitas empresas não têm gestores acostumados com esse tipo de obra, mas negligenciar essas etapas é um risco enorme de assinar um cheque em branco para o seu fornecedor. As surpresas irão acontecer em momentos que não há mais como retornar.

A maioria das corporações não possui mais times de engenharia ambientados com o mercado de obras de escritório, e negligenciar ou entregar essa expertise ao fornecedor contratado para executar a sua obra, sem uma interface que “defenda” seus interesses e converse de igual para igual com a construtora é um erro que pode custar muito caro, pois o conflito de interesses é totalmente natural.

Sabemos, portanto, que seja por falta de expertise ou de tempo os projetos nascem “tortos” já dentro de casa e, podemos dizer por experiência que quando o trilho do trem é mal construído a viagem será bem mais turbulenta.

Foi de tanto vermos isso acontecer que colocamos à favor das corporações o CLIENT REP PM (Project Management como representante do cliente), um serviço que traz para o seu lado da mesa toda a experiência de gerentes acostumados a auxiliar todos os times internos do cliente envolvidos no projeto, traçar as melhores estratégicas, identificar riscos e oportunidades e lidar com os traquejos e as pressões deste tipo de obra.

Nossos especialistas com mais de vinte anos em gestão de projetos de Corporate e retail podem fazer a diferença para que você alcance a melhor opção estratégica, não só para o seu orçamento e cronograma, mas para que seu projeto seja lembrado como um case de sucesso pela companhia.

Caso, por algum motivo, a Planoa não esteja com você, compartilhamos algumas dicas para que tenha uma boa reunião inicial afim de colocar o projeto de Corporate e retail em funcionamento e buscar clareza sobre o que precisa ser feito para colocar as coisas em movimento.

Tenha em mente que você precisa:

-Conhecer as equipes do projeto, suas funções e responsabilidades;
– Certificar-se de que todos entendam o histórico do projeto;
– Certificar-se de que todos concordam com as metas;
– Certificar-se de que todos concordam com o modo de trabalho em equipe.

Essencialmente, você deseja reunir todos os principais interessados e participantes, incluindo sua própria equipe, na mesma página. Depois de definir seus objetivos, trabalhe no desenvolvimento de uma agenda que permita cumprir esses objetivos.

Quando seu cronograma estiver pronto, compartilhe com todos os envolvidos para verificar a viabilidade e obtenha feedback: pergunte o que mais eles querem discutir e inicie um diálogo sobre o conteúdo da reunião antes que ela aconteça. Ao criar uma pauta de reunião inicial, você pode seguir um guia de perguntas básicas para as quais precisa obter respostas:

– Por que estamos fazendo este projeto em primeiro lugar? Que necessidade de negócios ele atende? Quais são os objetivos do negócio e do usuário?
– Qual é a solução ou entrega? O que vamos fazer ou fazer? Que processo de projeto vamos usar? Quais são os requisitos?
– Como vamos trabalhar juntos para fazer o projeto acontecer? Qual é o plano de comunicação? Como os riscos, problemas e gerenciamento de mudanças serão gerenciados?
– Quando vamos fazer isso? Qual é o cronograma?
– Onde é o ponto de partida para dar o pontapé inicial? Quem vai fazer o quê?

Também é uma boa ideia preparar uma apresentação de slides para a reunião inicial. O objetivo desses materiais é permitir que todas as equipes envolvidas no seu projeto conheçam as metas previstas, responsabilidades e ações de cada time, bem como, os critérios de investimento, seleção de fornecedores e prazos. A necessidade desse projeto ser executado também deve estar clara para todos.

Te parece desafiante organizar essas reuniões iniciais? E toda a pressão e surpresas que poderão vir em cada etapa? E tantos nomes de coisas que não sabe pra que funcionam? Como encontrar tempo para conciliar esse projeto com as suas atividades do dia a dia ? Não se preocupe! Lembre-se que a planoa poder estar ao seu lado para tornar esse momento importante em uma passagem tranquila, te ajudando a encontrar essa harmonia e ponto ótimo de equilíbrio para trabalho de todos os envolvidos na equipe.

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