Projetos de corporate e retail: Como ter uma comunicação de sucesso?

sOs planos de comunicação são importantes para projetos de corporate e retail, porque uma comunicação eficaz, tanto interna quanto externa, é essencial para o sucesso do projeto. A planoa, com seus especialistas em gestão de projetos de construção e sua metodologia de client representative, é a parceira ideal para lhe ajudar a desenvolver esse planejamento e coordenar as atividades.
Obter feedback sobre uma entrega, perguntar a um colega de trabalho onde um arquivo foi salvo, receber informações cruciais de um fornecedor, conduzir o processo de revisão e aprovação e outras tarefas diárias para seus projetos de corporate e retail, tudo envolve comunicação. Ter um plano de comunicação do projeto delineando as partes interessadas, bem como quando e como alcançá-los, é essencial.

Vamos falar um pouco sobre os benefícios dos planos de comunicação do projeto. Em sua essência, os planos de comunicação do projeto facilitam a comunicação eficaz. Eles farão seus projetos funcionarem com mais tranquilidade e ajudarão a evitar falhas. Alguns outros benefícios importantes incluem definição e gerenciamento de expectativas, melhor gerenciamento das partes interessadas e assistência no processo de planejamento do projeto.

Outro ponto fundamental em que o plano de comunicação auxilia é no definir e gerenciar as expectativas. As comunicações dos seus projetos de corporate e retail são uma via de mão dupla. Muito parecido com o planejamento do projeto, as expectativas devem ser definidas e tanto a equipe do projeto quanto os colaboradores de sua empresa devem cumprir suas responsabilidades para que a comunicação ocorra sem problemas. Imagine que sua empresa precisa realocar todo um setor de colaboradores para outro prédio enquanto as obras durarem. É importante que esses funcionários saibam até quando precisarão ficar na situação de “mudança temporária” e também que possam ter uma perspectiva positiva em relação a esse movimento que precisaram fazer.

Embora um projeto não comece sem um plano de projeto em vigor, os planos de comunicação do projeto não são discutidos tão prontamente. Porém, na visão da planoa, eles deveriam ser pensados logo no início. Ao deixar sua equipe saber no início do processo do projeto o que podem esperar, você define o tom de todo o período de subsequentes alterações da rotina. Também é útil para todos saberem com antecedência o que você precisará deles para que possam estar preparados quando chegar a hora.

Ao longo dos seus projetos de corporate e retail, a comunicação bem-sucedida sobre o alinhamento de metas e marcos, e o subsequente realinhamento desses à medida que os projetos de corporate e ratail mudam, são cruciais para a adesão das partes interessadas e a transparência sobre o status do projeto. A comunicação é fundamental para manter um bom relacionamento com os fornecedores responsáveis pela obra, e um plano de comunicação do projeto que a planoa pode ajudar a construir mantém essa compreensão compartilhada do que está acontecendo e do que deveria estar acontecendo durante todo o processo.

Um plano de comunicação de gerenciamento de projeto define como as informações críticas serão fornecidas ao longo do tempo, por quem e com que frequência. Nem todos os projetos são criados iguais e, por causa disso, um plano de comunicação do projeto é exclusivo para cada ocasião. É importante pensar sobre como sua empresa está criando seu plano de projeto após o pontapé inicial. Por exemplo: grandes projetos têm necessidades de comunicação diferentes de projetos pequenos, e o mesmo se aplica a projetos com equipes de partes interessadas versus um único contato de projeto. Projetos com diferentes objetivos, orçamentos, cronogramas e até mesmo resultados requerem comunicação adaptada a essas necessidades – e isso é algo para se manter em mente ao criar um plano de comunicação do projeto.

O que incluir nos planos de comunicação. Embora as especificações do seu plano de comunicação variem dependendo do tipo e escopo do projeto, existem alguns itens-chave que devem ser incluídos em cada plano de comunicação do projeto que você criar. São eles:

– Principais partes interessadas: inclui todas as principais partes interessadas. Tratam-se de informações de contato, como números de telefone e e-mails, para que qualquer pessoa que acessar o plano de comunicação possa encontrar essas informações.

– Membros da equipe: inclui os principais membros da equipe do projeto junto com suas funções. É útil para qualquer pessoa nova ou não familiarizada com o projeto. Lista-se quem na equipe está envolvido na comunicação de resultados, liderando discussões estratégicas ou como se lidará com conversas técnicas entre fornecedores e a empresa.

– Métodos de comunicação: descrever os principais métodos de comunicação e os diferentes canais que serão utilizados para contatar as partes interessadas, como e-mail, telefonemas, reuniões presenciais, videoconferências, mídia social ou quaisquer outros. Incluir notas sobre os canais preferidos das partes interessadas.

– Tipo de comunicação: inclui os tipos de comunicação, como essa comunicação será compartilhada, o que será incluído e com quem será essa comunicação. Por exemplo, pode-se solicitar relatórios de status semanais ao cliente.

– Estilo de comunicação: pode ser dividido por partes interessadas e métodos de comunicação. Uma determinada parte interessada prefere apenas comunicação formal ou se pode ser um pouco mais casual em seu tom?

– Cronograma de reuniões: embora possa ajustar isso conforme necessário ao longo dos projetos de corporate e retail, é útil ter uma ideia inicial de quantas vezes a empresa se reunirá com as partes atuantes no seus projetos de corporate e retail. Dependendo do escopo do projeto, também se pode querer delinear a frequência com que se receberá e-mails dos fornecedores. Lembre-se de levar em conta as reuniões de equipe interna do projeto, contando com a participação da planoa. Lembre-se ainda de considerar um cronograma possível dentro da rotina da empresa.

– Mensagens principais: para cada parte interessada, determine a mensagem ou informação principal que precisará ser comunicada a eles durante o projeto. Isso também inclui qualquer informação ou feedback que você precise deles.

– Metas de comunicação: um plano de comunicação que inclui metas de comunicação pode ajudar a garantir que você tome decisões com base no que está tentando alcançar.
Por fim, é importante lembrar como se usa um plano de comunicação em um dos seus projetos de corporate e retail. É preciso compartilhar o mesmo com sua equipe; ser fiel ao plano, mantendo-se no caminho certo; revisar com frequência os objetivos do plano para ver se ainda estão de acordo com a sua visão do projeto.

Ter um plano de comunicação do projeto fornece as ferramentas para se comunicar com eficácia e perceber sinais de alerta assim que eles ocorrerem. Um plano também pode permitir que sua empresa reavalie sua abordagem e as necessidades ao projeto e determine se a comunicação por meio de outros métodos pode ser mais eficaz. Independentemente de quão formal ou informal o plano de comunicação do seu projeto possa ser, a planoa está ao seu lado para ajudar a construí-lo no estilo e no modo mais adequados a sua realidade e de seu projeto.

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